Privacy en je gegevens

Wie is verantwoordelijk?

Arthur Vermeulen BV en Louise Vermeulen BV gebruiken dit gedeelde portaal voor Dokterspraktijk De Haan Centrum, Stationsstraat 31, 8420 De Haan. Zij zijn de verantwoordelijke praktijkvennootschappen voor de verwerking in dit portaal. Je kunt voor je privacyvragen over beide artsen terecht bij info@dokterspraktijkdehaan.be.

• Arthur Vermeulen BV — ondernemingsnummer 1038.106.272. Maatschappelijke zetel: Pater Vandemoerelaan 18 bus 203, 8420 De Haan.
• Louise Vermeulen BV — ondernemingsnummer 1037.941.075. Maatschappelijke zetel: Vosseslag 85 bus B, 8420 De Haan.

Het adres voor je afspraak blijft Stationsstraat 31, 8420 De Haan.

Welke gegevens gebruiken we?

• Je naam en contactgegevens, en de gegevens die je zelf in je account invult. Een wachtwoord wordt als een beveiligde afgeleide opgeslagen.
• Het rijksregister- of BIS-nummer dat je invult voor herkenning door de praktijk. We controleren de opbouw. Als je na twee waarschuwingen bevestigt dat het nummer toch klopt, bewaren we de afwijking apart voor nazicht. Een ingevuld of bevestigd nummer bewijst je identiteit niet en geeft geen toegang tot een ander account.
• Je gekozen arts, afspraaktype, datum en uur. Voor een huisbezoek ook het adres. Een opgegeven reden kan gezondheidsinformatie bevatten; houd die daarom kort en noodzakelijk.
• Wie een afspraak maakt of wijzigt, voor wie die bedoeld is en of noodzakelijke berichten konden worden verzonden.
• Technische gegevens voor aanmelden, beveiliging en foutopvolging, waaronder sessiekenmerken, foutreferenties en waar nodig verbindingsgegevens zoals het IP-adres.

Gegevens komen van jou, van iemand die voor jou boekt of van de praktijk wanneer zij een afspraak invoert. Verplichte velden zijn herkenbaar aangeduid; optionele informatie mag je weglaten. Zonder de noodzakelijke gegevens kunnen we de betreffende online aanvraag niet afwerken. Neem dan contact op met de praktijk.

Een account is niet nodig om als gast te boeken. Als je voor iemand anders boekt, vul je diens gegevens in en laat je weten dat jij de boeker bent. Gebruik alleen gegevens die je voor die aanvraag mag doorgeven en bezorg deze privacyinformatie ook aan die persoon. Je krijgt daarmee geen toegang tot diens andere afspraken of medische gegevens.

Waarvoor en op welke basis?

We gebruiken de gegevens om je account te beheren, afspraken en huisbezoeken te plannen en daarover met je te communiceren. De basis is het uitvoeren van je aanvraag en de zorgrelatie. Voor noodzakelijke gezondheidsgegevens geldt de grond voor gezondheidszorg onder beroepsgeheim; we gebruiken die niet voor reclame.

Beveiliging, het voorkomen van misbruik en het onderzoeken van fouten dienen ons gerechtvaardigd belang om het portaal betrouwbaar te laten werken. We beperken de gegevens daarvoor tot wat nodig is. Wettelijk verplichte verwerkingen volgen de betreffende verplichting.

Er is geen automatische medische beoordeling in dit boekingsportaal. Beschikbaarheidsregels bepalen welke tijdstippen je kunt kiezen; een arts beoordeelt zorgvragen. Het indienen van een formulier is geen algemene toestemming voor marketing of nieuwe AI-toepassingen.

Wie kan gegevens ontvangen?

De betrokken artsen en bevoegde praktijkmedewerkers gebruiken de gegevens voor planning en opvolging. Beheerders kunnen waar noodzakelijk toegang hebben voor onderhoud en het oplossen van problemen.

• mijn.host levert de server waarop dit portaal en de database draaien.
• Google Workspace wordt gebruikt voor praktijkmail, accountverificatie en afspraakberichten. De maildienst ontvangt daarvoor het e-mailadres en de inhoud van het bericht.
• Backblaze B2 bewaart een afzonderlijke herstelkopie in Amsterdam (EU Central). De database wordt vóór verzending versleuteld; de ontsleutelsleutel wordt afzonderlijk bewaard. Voor accountbeheer en ondersteuning kunnen andere verwerkingslocaties gelden.
• Als je zelf een afspraak toevoegt aan Google, Apple, Outlook of een andere agenda, geef je de afspraakgegevens door aan die gekozen agendadienst. Dat gebeurt op jouw verzoek.

Bij een koppeling aan een externe dienst moet de praktijk beoordelen welke gegevens nodig zijn en welke afspraken de verwerking beschermen. Informatie over toepasselijke doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte en eventuele waarborgen kun je opvragen via ons privacycontact. Alleen het gebruik van een Europese server is geen garantie dat iedere leverancier uitsluitend binnen Europa verwerkt.

Hoe lang blijven gegevens bewaard?

Accountgegevens blijven bewaard zolang je het account gebruikt en ze nodig zijn om je afspraken te beheren. Bij een verzoek om afsluiting beoordelen we apart welke afspraakgegevens nog nodig zijn. Een wettelijke bewaarplicht voor zorggegevens kan niet automatisch worden toegepast op alle portaalgegevens.

Afspraken, aanvragen en de bijbehorende wijzigingshistorie blijven bewaard zolang dit nodig is voor de planning, opvolging, behandeling van betwistingen en toepasselijke verplichtingen. De praktijk beoordeelt een verwijderverzoek per gegeven; dit portaal vervangt geen medisch dossier.

Bij nieuwe aanmeldregistraties verwijderen we technische logregels ouder dan 14 dagen en beperken we het logboek tot 5.000 gebeurtenissen. Als het systeem volledig stil ligt, gebeurt die opschoning bij de volgende registratie. Dit is een afzonderlijk technisch logboek; het is niet de bewaartermijn voor alle afspraak- en wijzigingsgegevens.

Gewone lokale back-ups worden na de laatste 30 kopieën vervangen. Afzonderlijke herstelpunten en eventuele externe kopieën hebben hun eigen bewaarschema. Een verwijdering kan daarom nog tijdelijk in een beveiligde herstelkopie voorkomen; bij herstel moet de praktijk eerder uitgevoerde verwijderingen opnieuw toepassen.

Cookies en browseropslag

Dit portaal gebruikt functionele opslag voor aanmelden, veilige formulieren en het onthouden van door jou gesloten uitleg. In het portaal zelf zijn geen advertentietrackers of bezoekersanalyses ingebouwd.

• connect.sid: een onleesbare sessiesleutel voor aanmelden en formulierbeveiliging. De gebruikelijke vervaltijd is 30 dagen en wordt bij gebruik vernieuwd. Zonder “aangemeld blijven” kan het een sessiecookie zijn; je browser bepaalt of sessiecookies na heropenen worden hersteld. Afmelden beëindigt de betreffende aanmelding.
• Dossieruitleg: je browser onthoudt lokaal dat je deze uitleg hebt gesloten, totdat je de websitegegevens wist. Dit bevat geen patiëntgegevens.

Via je browserinstellingen kun je websitegegevens wissen. Dat kan je afmelden en uitleg opnieuw tonen. Links naar andere websites vallen onder de privacy- en cookie-informatie van die websites.

Je gegevens bekijken, verbeteren of laten verwijderen

Via je account kun je je contactgegevens nakijken. Voor inzage, een kopie, correctie, verwijdering, beperking of bezwaar kun je een verzoek indienen via info@dokterspraktijkdehaan.be. Gegevensoverdracht is mogelijk waar het recht daarop van toepassing is. Verwerking op basis van toestemming kun je voor de toekomst intrekken.

We controleren zo nodig je identiteit voordat we gegevens vrijgeven of wijzigen. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van je identiteitskaart of medische informatie per gewone e-mail. We antwoorden normaal binnen één maand; als een toegelaten verlenging nodig is, laten we dat binnen die maand weten.

Verwijderen is niet altijd mogelijk voor gegevens die we wettelijk moeten bewaren of nodig hebben voor een gerechtvaardigde betwisting. We leggen dan uit welke gegevens blijven en waarom. Een verzoek verwijdert of annuleert geen afspraak zonder beoordeling.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je hoeft daarvoor niet eerst een klacht bij ons af te ronden.